VEILIG INCIDENTEN MELDEN: ALLES MOET, MAAR WAAROM EIGENLIJK?

Het melden van incidenten is niet nieuw in de gezondheidszorg. Bij enkel het maken van een melding blijft het echter niet. Het structureel trekken van leerlessen uit incidenten, het doen van verbeteracties en het optimaliseren van zorgprocessen naar aanleiding van incidenten is een ingewikkeld proces.

Het registreren, analyseren en leren van incidenten is een belangrijk aspect op het gebied van kwaliteit en veiligheid. Het is daarnaast een verplichting vanuit de Wkkgz. Uiteraard toetst de inspectie van gezondheidszorg en jeugdzorg hierop. Het “systeem” legt hiermee verplichtingen op aan zorgaanbieders. Maar waarom eigenlijk? En hoe doe je het dan goed?

Visie en ambitie

Het leren van incidenten doe je niet alleen. Dat doe je samen. In teamverband maar ook integraal met de gehele organisatie. Wat jij hebt geleerd, daar kunnen anderen immers ook van leren. Om die reden is de visie van de organisatie en de ambitie om een lerende organisatie te zijn, bepalend voor de manier waarop men met incidenten omgaat. Dit zie je terug in voorbeeldgedrag en elkaar inspireren en enthousiasmeren over leren door alles wat je ervaart, waaronder incidenten. Het integraal leren van incidenten dient omarmd en doorleefd te worden in alle lagen, hoeken en gaten van de organisatie.

Veilige meldcultuur

Naast de visie is de cultuur van cruciaal belang. Belangrijke voorwaarden voor het goed functioneren van een systeem voor incidentmeldingen is een veilige meldcultuur. Veilig melden houdt in dat de informatie uit de meldingen vertrouwelijk wordt behandeld en in principe geen consequenties heeft voor de melder, tenzij er sprake is van nalatigheid of opzet. Uitgangspunt is dat maatregelen gericht zijn op het aanbrengen van verbeteringen in de manier waarop de zorg en ondersteuning is georganiseerd. Een optimale meldingscultuur is een cultuur waarin sprake is van openheid, transparantie, vertrouwen en bereidheid om te leren van incidenten. Wat betreft dit laatste punt zal de meldingsbereidheid van medewerkers toenemen zodra medewerkers ervaren dat er iets gedaan wordt met de meldingen (terugkoppeling) en dat het leidt tot merkbare verbeteringen. Dat betekent dat je altijd vanuit je professionele deskundigheid handelt en daar ook vragen over mag krijgen. Het betekent samen een open gesprek en discussie aan kunnen gaan, zonder een gevoel van onveiligheid te ervaren. Vragen kunnen stellen zonder oordeel en echt oprecht kunnen luisteren naar elkaar.

Meldingsbereidheid

Het melden van incidenten wordt soms gezien als een lastige administratieve rompslomp. Dat is het ook, als je niets met de meldingen doet. Daarnaast moet het niet onnodig moeilijk en lastig zijn om een incident te melden. De praktijk laat zien dat men geen incidenten gaan melden als het veel extra werk of inspanning kost zonder dat het voordelen oplevert voor hen of voor cliënten. Wanneer het melden gemakkelijk en simpel is én ondersteund wordt door een gebruiksvriendelijk meldsysteem, zal de meldingsbereidheid omhoog gaan.
In veel gevallen is het zo dat men meldingen maakt, omdat het hen is gevraagd of verplicht. Het wordt pas leuk en nuttig wanneer men bewust wordt van de noodzaak van het melden van incidenten en er de voordelen van inziet en ervaart. Tijd en energie investeren in bewustwording onder professionals die van incidenten zouden kunnen leren, levert niet alleen meer kwaliteit en veiligheid op, maar ook meer werkplezier.

“Het melden van een incident heeft pas zin, als je er wat mee doet”

Samenwerken

Samenwerken is het fundament voor het leren van incidenten. Zowel interdisciplinair als multidisciplinair. Goed samenwerken wordt bevorderd wanneer er duidelijke werkprocessen zijn vastgesteld, met eenduidige afspraken over wie wat wanneer doet. Om deze reden weet men wat er van hen wordt verwacht en welke verantwoordelijkheden hij of zij met zich meedraagt. Dit vraagt om methodisch samenwerken om structureel incidenten in gezamenlijkheid te analyseren, met de cliënt als vertrekpunt. Met het voorkomen van incidenten en het verbeteren en optimaliseren van de zorg als doelstelling.

Alle hierboven genoemde ingrediënten maken dat cliënten én medewerkers de vruchten plukken van het melden van incidenten, in een veilige woon- en werkomgeving. Dit gaat niet over één nacht ijs. Het vraagt om veel geduld en uithoudingsvermogen. Maar ook vasthouden, bewaken, beheren en borgen van het beleid en de cultuur. Herken je dit verhaal, en ben je benieuwd hoe je deze, of enkele, onderdelen goed in uw organisatie geïmplementeerd krijgt. Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij kunnen u voorzien van advies bij uw vraagstuk.

T | 06 22 23 48 47
E | l.henkel@parview.nl